Tabelas

Uma tabela guarda um único tipo de coisa — uma tabela para clientes, outra para faturas, outra para despesas. Você decide como cada uma é.

Suas tabelas

A página de uma conta — clique no nome dela no canto superior esquerdo, escolha a conta no menu que o ☰ abre ao lado do nome, ou na página Contas — tem como título a foto e o nome da conta e um cartão para cada tabela que você vê ali, com quantos registros ela tem (os da lixeira não contam). Clique em um para abrir os registros. As tabelas arquivadas esperam no pé da página, em Arquivadas (veja Arquivar uma tabela, mais abaixo). Ao lado do título, se você administra a conta, ficam Adicionar tabela, Importar e Configurações (quem pode adicionar registros a alguma das tabelas dela vê só Importar). As páginas que eles abrem começam o título com a foto e o nome da conta, um link de volta para cá.

Ao lado dos cartões — embaixo deles, no celular — Atividade recente mostra as últimas alterações nos registros das tabelas que você vê: quem adicionou, alterou, excluiu ou restaurou um, comentou ou compartilhou, e quando, o mais novo primeiro. Cada linha nomeia o registro e o abre, a menos que esteja na lixeira. Os campos que você não vê em uma tabela nunca aparecem ali.

Criar uma tabela

1. Na página da conta, clique em Adicionar tabela ao lado do título — ele aparece se você administra a conta — para abrir a página Nova tabela.
2. Dê um nome a ela, escrito como quiser: é assim que a tabela aparece em todo lugar — nos menus, nos títulos das páginas, nos apps, na aba que ela ganha nos registros para os quais aponta. Só os endereços dela, o web e o de e-mail, usam uma forma em minúsculas, sem acentos mas mantendo o ñ (Cartões de Crédito → cartoes_de_credito, Años → años).
3. Adicione campos para os dados que quer guardar e comece a inserir registros.

Prefere não montar campo por campo? Abaixo do nome, em Ou descreva sua tabela, diga para que ela serve: a IA projeta a tabela inteira, com os campos, e você revisa antes de ela ser criada — veja criar uma tabela com uma instrução.

O ícone da tabela

Cada tabela mostra um ícone ao lado do nome: no menu de tabelas, lá em cima, na página da conta e nos apps. Ninguém o escolhe: o DataWasi o tira do nome (Faturas de fornecedores ou Supplier invoices → uma fatura; Clientes → pessoas), então, se você renomear a tabela, o ícone muda junto. Quando o nome não diz o que a tabela guarda — uma sigla, um código —, a IA escolhe um a partir do nome, das instruções para a IA da tabela e dos campos dela. Se nenhum servir, a tabela fica com a grade de sempre.

O campo de rótulo

Cada tabela tem um campo que serve de rótulo: o título que o DataWasi mostra ao listar um registro ou quando outra tabela aponta para ele. Escolha o campo que melhor nomeia um registro (o nome de uma pessoa, o número de uma fatura). Você pode mudar qual é na página Campos da tabela.

Uma Fórmula também pode ser o rótulo (uma que junta nome e sobrenome nomeia uma pessoa melhor que cada um sozinho), e um campo de Opções também: o registro passa a se chamar pelo que tem escolhido (Alta, Urgente).

Gerenciar uma tabela

Se você administra uma tabela, Configurações, ao lado do nome dela, no alto das páginas dela, ou o ⚙ no fim do cartão dela na página da conta, abre as configurações dela, com o título o nome da tabela › Configurações — o nome volta aos registros: um bloco para cada uma das páginas dela, com uma linha sobre o que ela guarda. Campos lista os campos da tabela, onde você também escolhe o campo de rótulo. Layout decide como cada registro aparece, é impresso e fica em tela cheia — veja o layout dos registros —, e as Instruções para a IA são explicadas abaixo. Acesso diz quem chega à tabela — compartilhamento e permissões explica. Quem administra a conta vê também Nome (para renomear a tabela, escrito como quiser, como ao criá-la — embaixo da caixa aparece a forma em minúsculas que os endereços dela usam), Comentários (quem pode comentar, e quem pode editar ou excluir os comentários), Duplicar tabela (para fazer uma cópia), Transferir tabela (para passá-la, ou uma cópia, a outra conta), Arquivar tabela (para guardá-la, só para leitura) e Excluir tabela.

Instruções para a IA

Quando a IA preenche um registro a partir de uma foto, um PDF ou um e-mail, ela lê um documento por vez — e um documento sozinho nem sempre diz o que a tabela quer dizer. Uma nota fiscal de venda cita duas empresas, a sua e a do seu cliente: qual vai em Cliente? Escreva isso uma vez nas Instruções para a IA da tabela, uma das páginas das configurações dela — por exemplo: “São notas que nós emitimos (Acme Ltda.): o cliente é sempre a empresa faturada.” Todo documento lido na tabela as segue, junto com a dica de cada campo.

Só a IA as lê: elas não aparecem no formulário nem no registro. Quando a IA cria uma tabela a partir dos seus documentos, ela as escreve com base no que os exemplos têm em comum, e você pode alterá-las antes de criar a tabela.

Comentários

Na página Comentários das configurações de uma tabela, quem administra a conta escolhe quem pode comentar os registros dela e quem pode editar ou excluir um comentário depois:

• Abertos — qualquer pessoa que vê a tabela comenta. Cada um edita ou exclui os seus comentários; quem administra a tabela, qualquer comentário.
• Moderados — qualquer pessoa que vê a tabela comenta. Só quem administra a tabela edita ou exclui comentários.
• Permanentes — qualquer pessoa que vê a tabela comenta, e ninguém edita nem exclui um comentário depois de publicado, nem mesmo quem administra a conta. Para tabelas em que o que foi dito tem que ficar como foi dito: faturas, aprovações, instruções de um cliente. A caixa de comentários avisa antes de você publicar.
• Desativados — não dá para adicionar comentários. Os que já existem ficam, e quem administra a tabela ainda pode editá-los ou excluí-los.

A escolha pode mudar depois e vale para todos os comentários, os antigos também: se uma tabela passa de Permanentes para Abertos, cada autor volta a poder editar os seus.

Seja qual for a escolha, quem administra a tabela pode deixar um comentário só entre si: Só admins, ao lado da caixa de comentários, o esconde de todos os outros — veja registros.

Duplicar uma tabela

Nas configurações da tabela, Duplicar tabela faz uma cópia na mesma conta, com o nome que você der — sugere um livre, como “Faturas (cópia)”. A cópia é uma tabela nova: traz os campos com suas configurações, todos os registros — também os da lixeira — e os arquivos, e continua numerando de onde o original estava. Não traz os comentários, o histórico, as permissões nem as visualizações. O original fica como estava.

Transferir uma tabela para outra conta

Uma tabela pode passar para outra conta com tudo o que tem: seus campos, seus registros — também os da lixeira —, seus arquivos, seus comentários e seu histórico. Nas configurações dela, em Transferir tabela, escreva o nome da conta que vai recebê-la. Quem administra essa conta precisa aceitá-la: a oferta chega por e-mail e aparece no topo da página dessa conta, em Tabelas oferecidas a esta conta. Se você administra as duas contas, você mesmo a aceita ali.

Ao aceitá-la, escolhe-se o nome que ela vai ter: o dela, ou outro se a conta já tiver uma tabela com esse nome — o DataWasi avisa e sugere um livre, como “Faturas 2”. A partir daí a tabela é da outra conta; a que a ofereceu fica sem ela. As permissões dos grupos e os links públicos para os registros não vão junto: a nova conta a compartilha como quiser. Uma tabela ligada a outras tabelas da conta por um campo de referência — em qualquer sentido — não pode ser transferida sozinha, porque uma referência não passa de uma conta para outra: as configurações dela mostram quais campos excluir antes.

Em vez da tabela, você pode enviar uma cópia: escolha Uma cópia ao oferecê-la. Quem administra a outra conta a aceita do mesmo jeito, com o nome que escolher, e recebe uma tabela nova como a de Duplicar tabela; a sua fica aqui. Uma cópia pode ir mesmo quando outras tabelas da sua conta apontam para a sua — não quando a sua aponta para outras.

Arquivar uma tabela

Uma tabela que você não usa mais — as despesas do ano passado, um trabalho terminado — pode ser arquivada em vez de excluída. Nas configurações dela, Arquivar tabela a guarda: ela sai dos cartões da página da conta, do menu de tabelas no topo e das listas que oferecem uma tabela — um campo de referência novo, as tabelas de um grupo, os apps, os assistentes de IA — e fica só para leitura. Os registros continuam abrindo, aparecendo na busca e sendo exportados, e os registros de outras tabelas que apontam para eles continuam mostrando-os. Nada é apagado. Só quem administra a conta arquiva uma tabela.

Enquanto está arquivada, nada é adicionado nem alterado nela — nem pela web, pelos apps, por e-mail, por uma importação ou por um assistente de IA — e ninguém comenta. O que ela envia fica em pausa: os avisos, os calendários (continuam respondendo, vazios) e os links públicos dos registros (não abrem nada). Ela espera no pé da página da conta, em Arquivadas, para todos que a veem. Desarquivar tabela — nas configurações dela, ou embaixo do nome na página dela — a deixa como estava, e o que estava em pausa volta; o que venceu nesse meio-tempo não é avisado.

Compartilhar uma tabela

As tabelas são privadas até você compartilhá-las. O compartilhamento funciona por grupos: em Grupos e permissões, dentro das configurações da conta (o ⚙ ao lado do nome dela no menu da conta), adicione pessoas a um grupo e depois dê ao grupo acesso a uma tabela — como leitor, editor ou gerente. Todos os membros do grupo recebem esse acesso. Alguém com acesso de gerente pode alterar os campos da tabela, mas não o nome nem o compartilhamento — isso fica com você.