Tablas

Una tabla guarda un solo tipo de cosa —una tabla para clientes, otra para facturas, otra para gastos—. Vos decidís cómo es cada una.

Tus tablas

La página de una cuenta —hacé clic en su nombre arriba a la izquierda, elegila en el menú que abre ☰ junto al nombre, o en la página Cuentas— lleva como título la foto y el nombre de la cuenta y tiene una tarjeta por cada tabla que ves ahí, con cuántos registros tiene (los de la papelera no cuentan). Hacé clic en una para abrir sus registros. Las tablas archivadas esperan al pie de la página, en Archivadas (ver Archivar una tabla, más abajo). Junto al título, si administrás la cuenta, están Agregar tabla, Importar y Ajustes (quien puede agregar registros a alguna de sus tablas ve solo Importar). Las páginas que abren empiezan su título con la foto y el nombre de la cuenta, un enlace de vuelta acá.

Al lado de las tarjetas —debajo, en el teléfono— Actividad reciente muestra los últimos cambios en los registros de las tablas que ves: quién agregó, cambió, eliminó o restauró uno, lo comentó o lo compartió, y cuándo, lo más nuevo primero. Cada línea nombra su registro y lo abre, salvo que esté en la papelera. Los campos que no ves en una tabla nunca aparecen ahí.

Crear una tabla

1. En la página de la cuenta, hacé clic en Agregar tabla junto a su título —está si administrás la cuenta— para abrir la página Nueva tabla.
2. Ponele un nombre, escrito como quieras: así se ve la tabla en todos lados —los menús, los títulos de las páginas, las apps, la pestaña que tiene en los registros a los que apunta—. Solo sus direcciones, la web y la de correo, usan una forma en minúsculas, sin tildes pero con la ñ (Tarjetas de Crédito → tarjetas_de_credito, Años → años).
3. Agregá campos para los datos que querés guardar y empezá a cargar registros.

¿Preferís no armarla campo por campo? Debajo del nombre, en O describí tu tabla, contá para qué es: la IA diseña la tabla entera, con sus campos, y la revisás antes de que se cree — mirá diseñar una tabla con una instrucción.

El ícono de la tabla

Cada tabla muestra un ícono junto a su nombre: en el menú de tablas de arriba, en la página de la cuenta y en las apps. Nadie lo elige: DataWasi lo saca del nombre (Facturas de proveedores o Supplier invoices → una factura; Clientes → personas), así que si renombrás la tabla, el ícono cambia con ella. Cuando el nombre no dice qué guarda la tabla —una sigla, un código—, la IA elige uno a partir del nombre, las instrucciones para la IA de la tabla y sus campos. Si ninguno encaja, la tabla queda con la grilla de siempre.

El campo de etiqueta

Cada tabla tiene un campo que funciona como su etiqueta: el título que DataWasi muestra cuando lista un registro o cuando otra tabla lo referencia. Elegí el campo que mejor nombra a un registro (el nombre de una persona, el número de una factura). Podés cambiar cuál es en la página Campos de la tabla.

Una Fórmula también puede ser la etiqueta (una que une nombre y apellido nombra a una persona mejor que cada uno por separado), y un campo de Opciones también: el registro pasa a llamarse por lo que tiene elegido (Alta, Urgente).

Gestionar una tabla

Si administrás una tabla, Ajustes, junto a su nombre en sus páginas, o el ⚙ del final de su tarjeta en la página de la cuenta, abre sus ajustes, titulados el nombre de la tabla › Ajustes —el nombre vuelve a sus registros—: un recuadro por cada una de sus páginas, con una línea sobre lo que tiene. Campos lista los campos de la tabla, donde también elegís el campo de etiqueta. Diseño decide cómo se ve, cómo se imprime y cómo se muestra en pantalla completa cada registro —mirá el diseño de los registros—, y las Instrucciones para la IA se explican más abajo. Acceso dice quién llega a la tabla —lo explica compartir y permisos—. Quien administra la cuenta ve además Nombre (para renombrar la tabla, escrito como quieras, igual que al crearla; debajo del cuadro se ve la forma en minúsculas que usan sus direcciones), Comentarios (quién puede comentar, y quién puede editar o eliminar los comentarios), Duplicar tabla (para hacer una copia), Transferir tabla (para pasarla, o una copia, a otra cuenta), Archivar tabla (para guardarla, de solo lectura) y Eliminar tabla.

Instrucciones para la IA

Cuando la IA carga un registro desde una foto, un PDF o un correo, lee un documento por vez, y un documento por sí solo no siempre dice lo que la tabla quiere decir. Una factura de venta nombra dos empresas, la tuya y la de tu cliente: ¿cuál va en Cliente? Escribilo una vez en las Instrucciones para la IA de la tabla, una de las páginas de sus ajustes; por ejemplo: “Son facturas que emitimos nosotros (Acme S.A.): el cliente es siempre la empresa a la que se le factura.” Cada documento que se carga en la tabla las sigue, junto con la ayuda de cada campo.

Solo las lee la IA: no se muestran en el formulario ni en el registro. Cuando la IA diseña una tabla a partir de tus documentos, las escribe a partir de lo que tienen en común las muestras, y podés cambiarlas antes de crear la tabla.

Comentarios

En la página Comentarios de los ajustes de una tabla, quien administra la cuenta elige quién puede comentar sus registros y quién puede editar o eliminar un comentario después:

• Abiertos — comenta cualquiera que vea la tabla. Cada uno edita o elimina sus comentarios; quienes administran la tabla, cualquier comentario.
• Moderados — comenta cualquiera que vea la tabla. Solo quienes administran la tabla editan o eliminan comentarios.
• Permanentes — comenta cualquiera que vea la tabla, y nadie edita ni elimina un comentario una vez publicado, ni siquiera quien administra la cuenta. Para tablas donde lo dicho tiene que quedar como se dijo: facturas, aprobaciones, instrucciones de un cliente. El cuadro de comentarios lo avisa antes de que publiques.
• Desactivados — no se pueden agregar comentarios. Los que ya están quedan, y quienes administran la tabla todavía pueden editarlos o eliminarlos.

La elección se puede cambiar después, y vale para todos los comentarios, también los anteriores: si una tabla pasa de Permanentes a Abiertos, cada autor puede volver a editar los suyos.

Sea cual sea la elección, quienes administran la tabla pueden dejar un comentario entre ellos: Solo admins, junto al cuadro de comentarios, lo oculta de todos los demás — mirá registros.

Duplicar una tabla

En los ajustes de la tabla, Duplicar tabla hace una copia en la misma cuenta, con el nombre que le pongas —sugiere uno libre, como “Facturas (copia)”—. La copia es una tabla nueva: trae los campos con su configuración, todos los registros —también los de la papelera— y los archivos, y sigue numerando donde iba el original. No trae los comentarios, el historial, los permisos ni las vistas. El original queda como estaba.

Transferir una tabla a otra cuenta

Una tabla puede pasar a otra cuenta con todo lo que tiene: sus campos, sus registros —también los de la papelera—, sus archivos, sus comentarios y su historial. En sus ajustes, en Transferir tabla, escribí el nombre de la cuenta que la recibe. Quien administra esa cuenta tiene que aceptarla: la oferta le llega por correo y la ve arriba de todo en la página de esa cuenta, en Tablas ofrecidas a esta cuenta. Si administrás las dos cuentas, la aceptás vos mismo ahí.

Al aceptarla se elige el nombre que va a tener: el suyo, o otro si la cuenta ya tiene una tabla con ese nombre —en ese caso DataWasi lo avisa y sugiere uno libre, como “Facturas 2”—. Desde ese momento la tabla es de la otra cuenta; la que la ofreció se queda sin ella. Los permisos de sus grupos y los enlaces públicos a sus registros no pasan: la nueva cuenta la comparte como quiera. Una tabla unida a otras tablas de su cuenta por un campo de referencia —en cualquier sentido— no puede transferirse sola, porque una referencia no cruza de una cuenta a otra: sus ajustes muestran qué campos eliminar primero.

En vez de la tabla, podés mandar una copia: elegí Una copia al ofrecerla. Quien administra la otra cuenta la acepta igual, con el nombre que elija, y le llega una tabla nueva como la de Duplicar tabla; la tuya se queda acá. Una copia sí puede ir aunque otras tablas de tu cuenta apunten a la tuya; no si la tuya apunta a otras.

Archivar una tabla

Una tabla que ya no usás —los gastos del año pasado, un trabajo terminado— se puede archivar en vez de eliminar. En sus ajustes, Archivar tabla la guarda: sale de las tarjetas de la página de la cuenta, del menú de tablas de arriba y de las listas que ofrecen una tabla —un campo de referencia nuevo, las tablas de un grupo, las apps, los asistentes de IA— y queda de solo lectura. Sus registros se siguen abriendo, buscando y exportando, y los registros de otras tablas que apuntan a ellos los siguen mostrando. No se borra nada. Solo quien administra la cuenta archiva una tabla.

Mientras está archivada no se le agrega ni se le cambia nada —ni desde la web, las apps, el correo, una importación o un asistente de IA— y nadie comenta. Lo que manda queda en pausa: sus avisos, sus calendarios (siguen respondiendo, vacíos) y los enlaces públicos de sus registros (no abren nada). Espera al pie de la página de la cuenta, en Archivadas, para todos los que la ven. Desarchivar tabla —en sus ajustes, o bajo su nombre en su página— la deja como estaba, y lo que estaba en pausa sigue; lo que venció mientras tanto no se avisa.

Compartir una tabla

Las tablas son privadas hasta que las compartís. El acceso compartido funciona a través de grupos: en Grupos y permisos, dentro de los ajustes de la cuenta (el ⚙ junto a su nombre en el menú de la cuenta), agregá personas a un grupo y después dale al grupo acceso a una tabla —como lector, editor o administrador—. Todos los integrantes del grupo reciben ese acceso. Alguien con acceso de administrador puede cambiar los campos de la tabla, pero no su nombre ni su acceso compartido: eso queda en tus manos.