Criar uma tabela com uma instrução

Não sabe de quais campos precisa? Descreva a tabela que você quer em palavras e a IA propõe uma tabela inteira para você revisar. Você pode adicionar alguns documentos de exemplo para deixá-la mais precisa, mas eles são opcionais.

Descreva o que você quer

1. Na página da conta, clique em Adicionar tabela ao lado do título para abrir a página Nova tabela.
2. Em Ou descreva sua tabela, abaixo do nome, diga o que você quer guardar e quais colunas quer — por exemplo, “notas de freelance com cliente, valor em USD, data de emissão, vencimento e se está paga”. A IA escolhe um tipo adequado para cada campo.
3. Se quiser, clique em Escolha documentos… e adicione até dez imagens ou PDFs do mesmo tipo de documento; os nomes aparecem ao lado do botão. Os exemplos ajudam a IA a perceber campos que aparecem só em alguns, e às vezes a foto de um formulário real diz mais do que uma frase.
4. Clique em Projetar tabela e aguarde alguns segundos enquanto ela projeta a tabela.

Revise antes de criar qualquer coisa

Nada é criado até você confirmar. Você verá o nome de tabela proposto e seus campos, cada um com o tipo que a IA escolheu — um valor em dinheiro vira um campo de moeda, uma data vira um campo de data, e assim por diante. Quando os documentos vêm em mais de uma moeda, ela adiciona também uma opção de moeda, e cada valor aparece na moeda do seu registro. Renomeie a tabela ou qualquer campo, mude o tipo de um campo, edite as dicas ou remova os campos que não quiser.

Acima dos campos ficam as Instruções para a IA: o que a IA vai seguir ao ler cada documento como um registro, escrito com base no que seus exemplos têm em comum — de quem são as notas, por exemplo. Altere-as ou apague-as antes de criar a tabela; elas nunca aparecem no formulário.

Itens e tabelas vinculadas

A tabela guarda o documento inteiro. Uma lista que cada registro traz — as linhas de uma fatura — vira um único campo de itens com suas colunas. Algo para o qual os registros apontam e que tem dados próprios — o cliente que uma fatura nomeia — ganha uma tabela própria, criada junto com ela, e uma referência a essa tabela; se a conta já tem uma tabela para isso, a referência aponta para lá. Você não precisa pedir nenhuma das duas coisas.

A revisão mostra essas tabelas em Tabelas vinculadas, com seus campos. Renomeie como qualquer outra; remova o campo que vincula a uma delas para não criá-la. As colunas de um campo de itens são ajustadas depois, na tela de configurações do próprio campo.

Montada como os seus documentos

A página de cada registro sai organizada como os documentos: blocos lado a lado viram seções que dividem a linha, o total a pagar fica grande e uma coluna de valores mantém os rótulos ao lado. A revisão mostra a Seção de cada campo; o resto você muda no layout da tabela depois de criada.

Adicionar os documentos como linhas

Marque Adicionar também estes documentos como as primeiras linhas para transformar cada documento enviado em um registro depois que a tabela for criada, com o arquivo anexado. Usa a mesma leitura por documento de uma importação em massa, então usa IA para cada arquivo.

Depois de criada

A nova tabela funciona como qualquer outra: adicione, renomeie e reordene campos e defina o campo de rótulo nas configurações dela (Configurações, ao lado do nome dela, depois Campos), e compartilhe-a em Grupos e permissões. A etapa de criação é só um ponto de partida.