Visualizações

Uma visualização é um jeito nomeado de olhar uma tabela: uma consulta salva mais as colunas que ela mostra, como é ordenada e o que calcula. Escolha uma pelo nome da tabela, o título da página dela — o menu dele mostra a visualização principal e as visualizações da tabela abaixo da tabela atual.

Salvar uma visualização

1. Busque na tabela (ou não: uma visualização também pode guardar só as colunas e a ordenação) e ajuste as colunas, a ordenação e os cálculos do jeito que quiser.
2. Clique no ícone de marcador no fim da caixa de busca (Salvar visualização). Dê um nome à visualização e escolha Salvar para mim. Ela guarda juntos a consulta, as colunas, a ordenação e os cálculos, e a nova visualização abre.

Menus de coluna e cálculos

O cabeçalho de cada coluna tem um pequeno ▾ à direita. O menu dele ordena a lista por essa coluna, em ordem crescente ou decrescente; coloca um cálculo sobre ela na linha abaixo da caixa de busca; e Ocultar coluna a tira da tabela — o seletor de colunas, no canto superior esquerdo da tabela, a traz de volta.

A linha abaixo da caixa de busca resume a lista: os cálculos à esquerda e quantos registros ela tem à direita. Um número ou um valor aceita Soma, Média, Mínimo e Máximo (uma data, a primeira e a última); um texto, uma opção, uma referência ou uma pessoa, o valor Mais comum, com quantos registros o compartilham. Cada um conta todos os registros que a busca encontra, não só as linhas na tela, e valores em moedas diferentes são somados à parte. Adicione um com Calcular ou pelo menu de uma coluna, e tire-o com o ×. Uma visualização guarda seus cálculos, até seis; sem uma visualização aberta, eles ficam guardados para você nessa tabela, e salvar uma visualização os leva junto.

Suas e de todos

Salvar para mim deixa a visualização só para você. Se você administra a tabela, Salvar para todos a compartilha com todos que têm acesso à tabela. No menu da tabela, um ícone de duas pessoas marca uma visualização compartilhada e um de uma pessoa, uma visualização sua; ✓ marca a visualização aberta. As visualizações que você administra têm um lápis para renomeá-las e um botão para excluí-las.

Me avisar

O sino ao lado do marcador — Me avisar — avisa você quando um registro entra no que a página mostra: é criado já cumprindo a visualização, é editado até cumpri-la, ou uma data nele vence (isso é verificado toda manhã às 08:00, no fuso horário da conta). Os registros que já estão não contam, e um que é editado sem sair da visualização não avisa de novo. Chega às suas notificações, uma linha por visualização.

• Numa visualização: abra o sino e escolha Me avisar; o sino fica azul. Abra de novo para parar de avisar.
• Numa busca que você não salvou: dê um nome e Salvar e me avisar. A caixa de entrada precisa de um nome para mostrá-la.
• Sem busca: Me avisar de registros novos vigia a tabela inteira.
• Se você administra a tabela, uma visualização compartilhada também pode avisar um grupo com o qual a tabela está compartilhada (Avisar também), desde que não filtre por campos só para administradores. A página de Avisos nas configurações da tabela mostra tudo o que ela avisa, e também pode avisar um grupo — ou alguém que vê a tabela — de cada registro novo.

As visualizações que avisam você levam um sininho no menu da tabela. Se uma visualização perde um filtro — porque o campo foi excluído ou ocultado — ela para de avisar, e diz isso uma vez.

Visualização principal

A visualização principal é a que abre a tabela, e a primeira entrada do menu dela. Até que uma seja salva, ela mostra todos os registros, e o menu a chama de Todos os registros.

1. Pesquise, ordene e escolha as colunas do jeito que você quer que a tabela abra.
2. Clique no marcador (Salvar visualização) e, em Ou como a visualização principal, escolha Para mim. Não precisa dar nome: ela é da própria tabela, então o título mostra só o nome da tabela.

Se você administra a tabela, Para todos a torna a visualização principal de todos que têm acesso. A sua própria visualização principal vale mais que a de todos, então cada pessoa pode manter a sua. O ícone dela no menu diz em qual você está: uma pessoa para a sua, duas para a de todos.

Salvar de novo a substitui. Com a visualização principal aberta, Redefinir minha visualização principal (ou Redefinir a visualização principal de todos), no pé do menu da tabela, a remove: a tabela abre na de todos, ou em todos os registros. Para ver tudo sem redefini-la, apague a pesquisa.

Além da grade: calendário, galeria, mapa

No fim da linha da busca, ícones mudam como os resultados da mesma busca são mostrados: uma lista para Dados (a grade), um calendário para Calendário quando a tabela tem campos de data, uma imagem para Galeria quando tem um campo de arquivo e um mapa para Mapa quando tem um campo de localização. O que você está usando aparece sublinhado; uma tabela que só tem a grade não mostra nenhum.

Enquanto a busca mostra registros excluídos (deleted:*) os outros ícones somem e fica só a grade — um registro excluído não tem página para abrir a partir do calendário, de um cartão ou de um pin. Veja registros para encontrá-los e restaurá-los.

O calendário

O calendário posiciona os registros da tabela em uma grade de semanas por todos os campos de data, data e hora e intervalo de datas de uma vez — cada campo tem sua cor, com uma legenda quando há mais de um. Um intervalo de datas cobre todos os seus dias, e registros sem data simplesmente não aparecem.

Role o calendário para percorrer as semanas — os meses anteriores e seguintes carregam conforme você chega a eles, e o título mostra o mês à vista. As setas pulam um mês por vez e Hoje traz você de volta. Clique em um registro para ver seus campos — com um link para abri-lo — e no + de um dia para criar um registro com aquela data preenchida. A busca filtra o calendário igual à grade. Para tirar um campo de data do calendário, desative Mostrar no calendário nas configurações desse campo.

No seu próprio calendário

Para ver estas datas no Apple Calendar, no Google Calendar ou no Outlook, clique em Adicionar ao seu calendário, ao lado das setas do mês. Sem busca, o link é da tabela inteira; quando a busca é uma das suas visualizações — ou uma compartilhada —, é dessa visualização; e uma busca que ainda não é visualização é salva como sua com Salvar e adicionar. Cada pessoa tem o seu próprio link: um por visualização e um para a tabela inteira.

O seu calendário volta a lê-lo sozinho, então o que muda aqui aparece lá. Cada registro com data é um evento — de dia inteiro para uma data ou um intervalo de datas, de uma hora para uma data e hora —, com o nome do registro como título, os outros campos nas notas e um link para o registro. Traz os registros de um ano atrás em diante.

O link não pede conta: quem o tiver vê as datas que você vê. Se ele foi mais longe do que devia, Substituir link troca-o por um novo e o anterior para de funcionar na hora; Remover apaga-o. Se você perder o acesso à tabela ou à visualização, o link deixa de mostrar qualquer coisa, e um registro que vai para a lixeira sai do calendário.

A galeria

A galeria mostra os mesmos registros como cartões — uma foto em cima e o nome do registro com alguns valores embaixo. A capa vem sozinha dos campos de arquivo do registro: a primeira foto (ou página de PDF) encontrada é a exibida, e um registro sem imagem recebe um marcador discreto no lugar. Clique em um cartão para abrir o registro.

Não há nada para configurar — o ícone aparece assim que a tabela tem um campo de arquivo, e a busca filtra os cartões igual à grade. Foi feita para tabelas em que a imagem é o que importa: catálogos de produtos, cardápios, estoque com fotos.

O mapa

O mapa marca com um pino cada registro que tem localização, colocado por todos os campos de localização da tabela ao mesmo tempo — como no calendário, cada campo leva sua própria cor de pino, com uma legenda quando há mais de um. Clique em um pino para ver o nome do registro e abri-lo. Registros sem localização simplesmente não aparecem.

Não há nada para configurar — o ícone aparece assim que a tabela tem um campo de localização, e a busca filtra os pinos igual à grade. O mapa é o OpenStreetMap; dê um momento em conexões lentas.

Ajustar uma visualização

Com uma visualização aberta, digitar outra consulta na caixa de busca sai da visualização sem alterá-la — Salvar visualização (o marcador) então salva a nova busca como uma visualização à parte. Ordenar pelo cabeçalho de uma coluna também é temporário — o menu da tabela oferece Salvar esta ordenação na visualização. Mudar as colunas ou os cálculos edita a visualização diretamente, então só quem pode editá-la vê o seletor de colunas, Calcular, os × e Ocultar coluna; os demais veem os cálculos como estão.

A gramática de consulta em si — campos, condições, datas em palavras — está explicada em busca e filtros.